Hva er personopplysninger

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson.

Behandlingsansvarlig

Direktør Hilde Vogt Toven ved TkØ har det daglige ansvaret for behandling av personopplysninger.

Vi behandler i hovedsak opplysninger som du har gitt til oss på grunn av en eller flere av nevnte årsaker:

Du er pasient hos oss

Vi behandler personopplysninger om deg som pasient fordi det er informasjon som er nødvendig for å kunne gi deg de tjenestene du har rett på.

Vi registrerer og benytter nødvendig informasjon om pasienter for å tilrettelegge for god og forsvarlig pasientbehandling og for å drive administrasjon, rapportering og dokumentasjon av behandlingen.

Informasjon som behandles er navn, adresse, telefonnummer, medisinsk informasjon, informasjon om tidligere behandlinger, røntgenbilder i tillegg til annen informasjon som er nødvendig for gjennomføring av god og forsvarlig tannbehandling. Dette mottar vi enten via en henvisning fra annet helsepersonell eller fra deg selv, muntlig eller skriftlig. Alle relevante opplysninger blir ført inn i en elektronisk pasientjournal. Du eller en representant for deg har rett til innsyn i journalen. For de som er samtykkekompetente over 16 år har pårørende innsyn kun etter samtykke fra pasient.

Se også:


For å ha oversikt over henvisninger og pasientflyt blir ditt journalnummer loggført i eget dokument for internt bruk. Dokumentet lagres på et tilgangsstyrt sikkert område og ditt journalnummer blir slettet innen 1. april året etter at du er ferdigbehandlet hos oss.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 (1) E, artikkel 9 (2) B.

Du har besøkt vår nettside

Vi samler inn data for at tjenester på www.tkost.no skal fungere, men også for å forbedre nettsiden. Informasjon som behandles er nettadferd, cookies og søkerord.

Når du besøker tkost.no så vil informasjonskapsler, altså cookies, plasseres på din datamaskin. De fleste nettlesere er innstilt slik at de automatisk aksepterer cookies. Ved å gå inn og hente informasjon og/eller benytte tjenester på www.tkost.no samtykker du at det settes informasjonskapsler i din nettleser.

For å hente statistikk over bruken av nettsiden, benytter vi oss av Google Analytics. Dette verktøyet bruker vi også til å lagre informasjon om hvilke søkeord som er brukt. Formålet er å utarbeide statistikk for å forbedre og videreutvikle nettstedet. Statistikken kan gi svar antall besøk, hvor lenge varer besøket, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. For å melde av denne innsamlingen på Google Analytics kan du endre sikkerhetsinnstillingene på din datamaskin.

Opplysningene fra Google Analytics behandles i avidentifisert og aggregert form. Det innebærer at vi ikke kan spore opplysningene tilbake til den enkelte bruker. Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 195.159.103.82, brukes kun 195.159.103.xx. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.

Bruksmønsteret for søk lagres i en egen database, og de blir kun lagret i aggregert form. Det er bare søkeordet som lagres og de kan ikke kobles til andre opplysninger om brukerne, slik som IP-adressene.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å få tjenester på nettsiden til å fungere.

 

Du har meldt deg på et kurs eller et seminar

Vi registrerer og benytter nødvendig informasjon om personer som skal delta på kurs hos oss for å tilrettelegge kurset best mulig. Slik informasjon kan være navn, profesjon, kontaktinformasjon, eventuelle allergier/matpreferanser og fakturainformasjon.

Vi mottar påmelding fra deg via vår nettside. Opplysningene deles med webredaktør, kursholder og administrasjon. Informasjonen slettes innen 1. april påfølgende år.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å oppfylle avtalen om kurs og seminar.

Opplysninger som brukes til andre formål, vil vi be om spesifikt samtykke til.

Du har hospitering hos oss

Vi registrerer navn, kontaktinformasjon, stillingstype og arbeidssted for å kunne kommunisere før og etter hospitering. I tillegg bruker vi noen av informasjonen til å rapportere om hvordan hospiteringstilbudet fungerer.

I forbindelse med hospitering vil du fylle ut skjemaet «Kvalitetsark», om ønsker for læringsutbytte. Kvalitetsarket fylles ut den dagen du hospiterer hos oss. Når hospiteringen er over vil du vil få med deg arket slik at din leder kan signere. Vi beholder en kopi, som settes i perm. Opplysningene deles med veileder på klinikken, kvalitetsrådgiver og andre ansatte i administrasjonen. Arkene makuleres innen 1. april året etter hospiteringen.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å oppfylle avtalen om kurs og seminar.

Du har søkt om forskerbistand via nettside

Vi mottar skriftlig henvendelse fra deg via vår nettside. Vi registrerer kontaktinformasjon som navn, stilling og arbeidssted for å behandle din henvendelse om forskerbistand.

Opplysningene deles med webredaktør, forskningsleder og forskere. Opplysningene slettes innen 1. april påfølgende år.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å oppfylle avtalen om kurs og seminar.

Du abonnerer på vårt nyhetsbrev

Vi mottar din registrering på våre nettsider. Vi registrerer e-postadresse for å sende ut månedlig nyhetsbrev. Opplysningene deles med webredaktør og blir lagret i en egen database, som driftes av Custom Publish og som TkØ har databehandleravtale med. Opplysningene slettes når du melder deg av nyhetsbrevet. For å melde deg av trykker du på lenken «Avmelding» i nyhetsbrevet eller du kan sende en e-post til webredaktør, Vibeke Almaas: vibekeal@viken.no

Behandlingsgrunnlaget for behandling av e-postadressen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a), altså samtykke. 

Du har sendt oss en klage

Vi mottar klage skriftlig fra deg enten per e-post eller per post. Klagen blir registrert og videre behandlet i et elektronisk sak/- og arkivsystem (Elements).
Klagen håndteres etter de retningslinjene som er i Viken fylkeskommune; www.viken.no

Du har bedt om innsyn etter offentlighetsloven

Vi mottar skriftlig henvendelse fra deg, og henvendelsen blir registrert og behandlet i et elektroniske sak/- og arkivsystem (Elements).
Vi fører en systematisk og fortløpende oversikt over alle inngående og utgående saksdokumenter i sak/- og arkivsystemet Elements.
Opplysningene og forespørsel om innsyn håndteres av Viken fylkeskommune; www.viken.no 

Du er ansatt hos oss

Informasjon som behandles er navn, stilling, tilsettingsforhold, ferie, permisjoner, sykedager, lønns- og kontoopplysninger, rolle og arbeidsområde.
Vi mottar opplysninger om deg i forkant av og under arbeidsforholdet.

Vi behandler personopplysninger om våre ansatte for å kunne administrere tilsettingsforhold, lønn, organisatorisk tilhørighet og rolle. Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. 

Personopplysninger om ansatte håndteres av Viken fylkeskommune. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger, og kan publiseres på fylkeskommunens nettsider; www.viken.no

Du har søkt jobb hos oss

Vi mottar skriftlig og muntlig opplysninger om deg i søkeprosessen.
Vi registrerer navn, søknad og CV i et elektronisk sak/- og arkivsystem (Elements).
Personopplysninger om jobbsøkere håndteres etter de retningslinjene som er i Viken fylkeskommune; www.viken.no

Det kan også være andre indirekte årsaker til at det er registrert opplysninger om deg hos oss:

  • Vi har bedt en virksomhet om en redegjørelse og dine opplysninger fremkommer i redegjørelsen
  • En avviksmelding inneholder opplysninger om deg
  • En klage eller veiledningssak inneholder opplysninger om deg
  • Opplysninger om deg blir lagret i forbindelse med en tilsynssak
  • Vi mottar opplysninger om deg fra et annet myndighetsorgan
  • En ansatt har angitt deg som nærmeste pårørende
  • En jobbsøker har angitt deg som referanse

Dine rettigheter

Du har rett til innsyn i, korrigering av eller sletting av opplysninger som er lagret om deg, og til å få flyttet over opplysninger til ny behandlingsansvarlig.

Har du spørsmål om vår behandling av personopplysninger eller ønsker du å klage på behandlingen av personopplysninger, kan du ta kontakt med fylkeskommunen eller vårt personvernombud Christina Mendicino Grønli. E-postadresse: personvernombud@viken.no

Personvernkonsekvenser

All kommunikasjon med helseopplysninger skjer over sikrede kanaler. Det er begrenset tilgang til opplysningene, og rutiner for hvordan behandlingen skal foregå følges jevnlig opp. I tillegg oppfordrer vi alle som sender inn personopplysninger om ikke å sende inn flere opplysninger enn nødvendig. Vi behandler kun opplysninger som er nødvendig for å utføre våre tjenester.